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Son cada vez más las compañías que apuestan por llevar a la nube sus soluciones de trabajo colaborativo, comunicaciones y gestión empresarial, y más aún desde que la crisis sanitaria global ha acentuado la necesidad de trabajar de forma segura desde entornos remotos.
En este sentido, Satya Nadella, CEO de Microsoft, ya anunciaba que, en tan solo dos meses, se había avanzado en la subida al cloud volúmenes previstos para dos años: “Hemos visto dos años de transformación digital en tan solo dos meses. Desde el trabajo en equipo y el aprendizaje remoto, a las ventas y el servicio al cliente, a la infraestructura crítica de nube y la seguridad, trabajamos de la mano con nuestros clientes cada día, para ayudarles a adaptarse y mantenerse abiertos para los negocios en un mundo donde todo es remoto”.
Microsoft 365 -antes llamado Office 365- se presenta a través de distintos planes de aplicaciones; ocupa una posición de liderazgo entre las suites de herramientas de comunicación, colaboración y creación de contenidos, y cuenta con los máximos avales de seguridad y cumplimiento normativo para ayudar a las organizaciones a responder a los requisitos nacionales, regionales y específicos del sector que rigen la recopilación y el uso de datos.
Ahora bien, conviene entender correctamente en qué consisten estas características y cuáles son los compromisos adquiridos por Microsoft.
Conoce el alcance y las limitaciones de la protección de datos de las aplicaciones de Office 365 | Microsoft 365
Microsoft ofrece un servicio de geo-redundancia para sus aplicaciones en la nube; es decir, garantiza que existen espejos de la información en distintos centros de datos geográficamente distantes. Sin embargo, esto no son copias de seguridad.
Es decir, Microsoft garantiza la disponibilidad de los datos “tal cual” en múltiples centros de datos en caso de una interrupción del servicio del centro de datos principal y la activación automática del centro de datos redundante.
Sin embargo, si se eliminan los datos, de forma voluntaria o accidental, el borrado se replica en los centros de datos y, por tanto, se pierden.
Los datos (correos electrónicos; conversaciones, equipos y canales de Teams; sitios y subsitios de SharePoint, contenidos almacenados en OneDrive…) que se borran en las aplicaciones de Microsoft 365 se conservan (retienen) durante un periodo de tiempo limitado dependiendo de la aplicación, los límites de licencia y las configuraciones realizadas por el administrador de la instancia.
Estos datos borrados pueden ser restaurados antes de que expire el plazo de retención:
- Exchange Online (correo electrónico, calendario, tareas y contactos): 14 días.
- SharePoint y OneDrive Empresarial: 180 días.
- Grupos de Office 365: 30 días.
No son recuperables:
- Los datos no restaurados dentro del periodo de retención.
- Los datos corruptos o encriptados.
- El borrado malicioso y permanente de datos.
Es importante tener en cuenta que los servicios avanzados de seguridad (retención legal y archivado) proporcionados por los servicios de suscripción más completos de Microsoft 365 (Planes Enterprise) están diseñados para obedecer a requisitos legales y de conformidad (compliance), no para restaurar datos.
Es importante reflexionar acerca del tipo de protección de datos deseado, más allá del mero cumplimiento normativo (legal), considerando las necesidades concretas de nuestro negocio y de su sector de actividad.
El objetivo es claro: queremos que la información que manejamos en nuestras aplicaciones de Microsoft 365 (Outlook, OneDrive, Teams, SharePoint Online, Stream…) sea fácilmente recuperable en caso de borrado involuntario o accidental. Generalmente, las organizaciones analizan la viabilidad de tres escenarios de seguridad para la recuperación de datos de Microsoft 365:
Muchas compañías únicamente necesitan una solución cloud que gestione de forma automática varias copias de seguridad diarias para respaldar sus datos y poderlos restaurar de forma fácil y rápida.
Algunas compañías, por políticas de seguridad o requerimientos normativos, necesitan, además de las copias de seguridad, una función de archivado que permita almacenar y proteger los datos en una ubicación separada.
Las compañías que obedecen a políticas de seguridad y recuperación para escenarios críticos (Business Continuity y Disaster Recovery) tampoco descuidan, con sus copias de seguridad, las capacidades de recuperación de los datos manejados con las aplicaciones de Microsoft 365.
¿Qué considerar al seleccionar una herramienta de copia de seguridad para Microsoft 365 | Office 365?
Microsoft 365 está diseñado para facilitar y fomentar el trabajo en equipo; agilizar las comunicaciones; y colaborar y compartir datos a través de aplicaciones y servicios en la nube, sin importar desde qué aplicación se ha creado el dato o en qué ubicación se almacena.
Por ejemplo, las conversaciones y calendarios de un grupo de Microsoft 365 se almacenan en Exchange, mientras los archivos y los blocs de notas se guardan en SharePoint Online. Por tanto, es crucial contar con una solución de copia de seguridad que ofrezca protección simultánea para todos los componentes de Microsoft 365.
Es importante que los datos se puedan restaurar de forma rápida, sencilla e independiente para cada uno de los usuarios del tenant de Microsoft 365.
Recuperación completa o parcial
Una buena solución de backup debe permitir restaurar exactamente aquello que necesitas, desde elementos concretos a carpetas, listas o, incluso, un grupo completo o una colección de sitios.
Recuperación y traspaso de buzones
Elige una solución que permita restaurar los datos de un buzón de correo a otro para atender a una necesidad específica de negocio.
Restauración a un punto anterior
Una herramienta de copia de seguridad ha de ser capaz de restaurar la información a un punto concreto. Es un asunto crítico en caso de un ataque de ransomware.
Capacidad ilimitada de almacenamiento
Son cada vez más los datos que almacenamos en nuestras aplicaciones de Microsoft 365. Es importante considerar el coste del espacio de almacenamiento de las copias de seguridad, en muchos casos muy difíciles de calcular, pues su volumen y tamaño dependerá de la actividad del usuario, de la frecuencia de las copias y del número de instantáneas que se conserven.
No arriesgues. Elige Cloud Backup para Microsoft 365
Te recomendamos incorporar a tu suscripción de Microsoft 365 nuestra herramienta de copia de seguridad online (backup).
Protección de datos exhaustiva para las aplicaciones de Microsoft 365 y Office 365
- Correo Electrónico, Calendario y Contactos.
- Tareas, Notas, Registro en diario.
- Carpetas públicas.
- Sitios de Equipo.
- Subsitios.
- Listas.
- Archivos y versiones.
- Cuenta completa.
- Carpetas.
- Archivos y Versiones.
- Conversaciones.
- Calendarios.
- Archivos y versiones.
- Bloc de Notas
- Sitios de Equipo
Recuperación de Datos rápida y flexible
El servicio restaura exactamente los datos que necesitas, en el momento que se precisa, de forma rápida y sencilla.
Copias diarias frecuentes
- Hasta 6 copias diarias.
- Minimiza el impacto en caso de pérdida de datos.
Búsqueda rápida
- Encuentra datos perdidos en cuestión de segundos
- Capacidades robustas de búsqueda y navegación.
Restauración flexible
- Masiva y Selectiva (granular)
- Restauración entre buzones.
- Restauración a punto concreto.
Valor Empresarial
Sin apenas esfuerzo para configurar, usar o gestionar. No importa el número de copias de seguridad que almacenes, ni el tamaño de sus archivos. Capacidad ilimitada en la suscripción del servicio.
Eficacia de IT
- No requiere instalación.
- Puesta en marcha inmediata
- Protección exhaustiva y continuada.
Copias ilimitadas
- Hasta 6 copias automáticas diarias.
- Tareas, Notas, Registro en diario.
- Carpetas públicas.
Precio fijo
- Hasta 6 copias diarias.
- Capacidad ilimitada.
- Almacenamiento (custodia) ilimitado.
Aplicable a todos los planes de Microsoft 365 | Office 365
