EM Navarra (Esclerosis Múltiple Navarra) es una ONG auditada por la Fundación Lealtad que trabaja para mejorar la calidad de vida de los usuarios afectados por esclerosis múltiple y sus familias en la comunidad de Navarra.
Transparencia y agilidad en la gestión de servicios, cooperación entre profesionales, innovación en sus programas de atención y un uso eficiente de sus recursos, son algunas de sus señas de identidad.
Apoyada en Tipsa, EM Navarra confía desde 2010 en la tecnología de Microsoft para gestionar sus intervenciones con personas usuarias, relaciones con socios y colaboradores, y gestión documental. Su intervención más reciente, el tránsito a la nube.
Retos del cliente
Consciente de las nuevas oportunidades que ofrece la digitalización a organizaciones de todos los tamaños y sectores, EM Navarra ha querido dar un paso más y posibilitar a sus trabajadores un espacio de trabajo seguro, en la nube, preparado para operar sin interrupción en escenarios presenciales y remotos desde el dispositivo preferido por cada profesional.
Los retos del proyecto eran:
- Habilitar una gestión eficiente de las comunicaciones por correo electrónico, mensajería instantánea y reuniones virtuales entre su personal, personas usuarias y familiares, y profesionales externos.
- Posibilitar un espacio de trabajo colaborativo seguro, organizado por áreas funcionales y proyectos, que contextualice conversaciones y documentación, y permita, desde cualquier lugar, la edición segura de contenidos con las aplicaciones de Office.
- Garantizar un control ágil de los calendarios para conocer la disponibilidad de los profesionales y recursos materiales, tales como salas de rehabilitación, camillas, espacios de reunión o vehículos.
Soluciones del socio
EM Navarra, junto a TIPSA, ha trabajado para llevar a la nube de Microsoft sus sistemas de gestión, comunicaciones y repositorio de documentación aprovechando las sinergias de Microsoft 365 y Atención 360, su solución de gestión de pacientes y usuarios construido en Dynamics 365 y Power Apps.
Esta nueva infraestructura en nube toma Microsoft Teams como centro de trabajo en equipo. A partir de la configuración de múltiples equipos y canales, se organiza la gestión documental de la Asociación permitiendo, en caso necesario, compartir con seguridad archivos y contenido multimedia con profesionales externos, como son médicos, asesores o auditores.
Teams incluye capacidades integradas de mensajería instantánea (chat), llamadas de voz, videoconferencia, conversaciones y anuncios generales en canales, o la gestión de eventos en streaming que aportan dinamismo a la organización interna de la Asociación. También abren nuevos escenarios de colaboración y conectividad con Atención 360.
Por otro lado, la app de Teams para dispositivos móviles mantiene las conversaciones y archivos en contexto y garantiza el tránsito seguro de los datos; evita fugas de información y suprime el uso de aplicaciones de mensajería instantánea de terceros.
Microsoft 365, apoyado en la tecnología de Azure, posibilita administrar usuarios internos y externos, grupos de usuarios y recursos, y las directivas de seguridad de la organización cumpliendo con la normativa GDPR y del Esquema Nacional de Seguridad.
Por su parte, Microsoft Exchange facilita el manejo de calendarios y buzones de correo electrónico compartidos, grupos de correo y el control de la disponibilidad del equipamiento habilitado en la Asociación. La suscripción a Microsoft 365 de cada profesional habilita un espacio de almacenamiento personal en nube (OneDrive), las aplicaciones web de Office y otras herramientas de productividad, como son Forms (formularios y cuestionarios) o Bookings (reserva online de citas).
Beneficios obtenidos
Los profesionales de EM Navarra se benefician de las nuevas capacidades que ofrece el trabajo híbrido, combinando presencialidad y conectividad remota.
El nuevo ecosistema aporta agilidad en la planificación de reuniones físicas y virtuales con personal interno, externo, familiares y usuarios; facilita la comprobación de la disponibilidad de recursos a través de calendarios compartidos; organiza la participación en conversaciones temáticas mantenidas a través de chat, correo electrónico, videollamada o llamada por voz IP; simplifica el manejo simultáneo de archivos y su control automático de versiones; y la organización sistemática de su documentación interna.
Todo ello se traduce en mayor seguridad de las comunicaciones y datos, y en ahorro de tiempos de gestión organizativa para poder invertirlo en la prestación de más servicios a usuarios y familias.
“La nueva plataforma diseñada en Microsoft 365 nos evita trabajar con múltiples aplicaciones desconectadas e incurrir en costes de licencias y alojamiento distintos proveedores”.
“Las aplicaciones se sincronizan entre sí y se actualizan con regularidad en nuestros dispositivos móviles y equipos de sobremesa. Además, cuentan con todas las garantías de cumplimiento y seguridad exigidas en cuestiones de privacidad y protección de datos”.
“Nuestra estructura organizativa está pensada para ofrecer asistencia en distintas instalaciones y, en ocasiones, de forma remota. Trabajamos con la tranquilidad de manejar datos y materiales siempre actualizados, respetando las condiciones de privacidad y confidencialidad exigidas, especialmente, en el sector socio-sanitario”.
José Antonio Villanueva - Gerente.
